Transport · saisie automatique TMS
Gardez votre TMS. On automatise ce qui rentre dedans.
Ordres de transport reçus par e-mail, bons de livraison et CMR signés, factures transport : aujourd’hui, tout cela est ressaisi à la main dans votre TMS. GTEK installe sur votre serveur une IA documentaire spécialisée transport qui lit ces documents et alimente votre TMS, quel qu’il soit — par API, dépôt de fichiers ou boîte e-mail.
Le problème
Le TMS est bon. C’est la ressaisie qui coûte.
Un TMS ne sait traiter que ce qu’on y a saisi. Or les documents qui font tourner un transporteur ou un commissionnaire arrivent de l’extérieur, dans le format choisi par chaque client, chaque chargeur, chaque affrété. Entre le document et le TMS, il y a une personne qui lit et qui retape.
Les ordres de transport retapés
Ils arrivent par e-mail, en PDF, en fichier Excel, parfois en photo sur une messagerie. Chaque ordre est relu puis ressaisi dans le TMS, champ par champ : expéditeur, destinataire, dates, références, lignes de marchandise.
Les BL et CMR saisis au retour du chauffeur
Les documents signés reviennent en fin de tournée, parfois froissés ou photographiés. Les statuts de livraison sont mis à jour à la main, avec un décalage d’une demi-journée ou d’une nuit.
Les factures transport contrôlées à la main
Chaque facture d’affrété ou de sous-traitant doit être rapprochée de l’ordre correspondant. Faute de temps, le contrôle se fait par sondage, et les écarts passent.
Une équipe qui absorbe les pics
Le volume de documents suit le volume de camions. Les erreurs de saisie se propagent jusqu’à la facturation, et la connaissance des formats de chaque client repose sur une ou deux personnes.
Pourquoi garder votre TMS
Changer de TMS ne règle pas le problème de la saisie.
La tentation est de se dire que la ressaisie disparaîtra avec un TMS plus récent. L’expérience des entreprises de transport montre le contraire : remplacer un TMS est un projet de douze à dix-huit mois, avec une reprise des données, une reformation des équipes et une période où les deux systèmes cohabitent. Et le nouveau TMS reçoit les mêmes e-mails, les mêmes PDF et les mêmes CMR froissées que l’ancien.
La couche IA de GTEK ne remplace rien. Elle s’ajoute à ce que vous avez : votre TMS reste le système de référence, vos exploitants gardent leurs écrans et leurs habitudes. Ce qui change, c’est ce qui arrive dans le TMS — des données déjà lues, déjà structurées, déjà contrôlées.
Ce qui s’automatise
Du document reçu à l’écriture dans le TMS.
Ordre de transport → création dans le TMS
L’ordre reçu par e-mail ou déposé en PDF est reconnu, numéroté et daté d’emblée ; une fois le modèle affiné sur vos ordres, ses champs sont extraits et l’ordre est créé dans votre TMS avec les bonnes références. L’exploitant n’intervient que sur les cas signalés.
BL / CMR → statut et preuve de livraison
Le bon de livraison ou la CMR signée, scannée ou photographiée, met à jour le statut de l’expédition et est rattachée comme preuve de livraison à l’ordre correspondant.
Facture transport → contrôle contre l’ordre
Chaque facture de transporteur ou d’affrété est rapprochée de l’ordre et du BL. Ce qui concorde est validé ; seuls les écarts de montant, de quantité ou de référence vous sont présentés.
Annonces transporteurs
Les expéditions du jour sont regroupées par transporteur et les annonces préparées automatiquement à partir des données du TMS.
Comment ça se branche
Cinq voies d’intégration, selon ce que votre TMS accepte.
Aucun TMS n’est identique, et aucun ne doit être modifié. On choisit la voie la plus simple que votre outil permet ; le mapping entre les champs extraits et les champs de votre TMS est défini pendant la mise en place, sur vos dossiers réels, puis vérifié avant d’ouvrir le flux.
API REST
Si votre TMS expose une API, l’IA y écrit directement : création d’ordre, mise à jour de statut, rattachement d’un document. C’est la voie la plus directe.
Webhooks
Votre TMS prévient l’IA quand un événement survient — un ordre créé, une tournée clôturée — et l’IA réagit sans intervention : lecture du document attendu, contrôle, mise à jour.
Dépôt SFTP ou dossier partagé
Les documents sont déposés dans un dossier ; l’IA les lit et dépose en retour un fichier au format que votre TMS sait importer. Aucun développement côté TMS.
Boîte e-mail surveillée
Une adresse dédiée reçoit les ordres et les documents de vos clients et transporteurs. L’IA lit les pièces jointes et le corps du message, puis alimente le TMS par l’une des voies ci-dessus.
Exports CSV / JSON
Pour les TMS ou ERP sans API, l’IA produit des fichiers structurés que votre outil importe selon son propre cycle. Simple, robuste, réversible.
L’humain valide
Jamais d’écriture aveugle dans votre TMS.
Chaque champ extrait est accompagné d’un niveau de confiance. Ce qui est certain passe ; ce qui ne l’est pas — une date ambiguë, un destinataire inconnu de votre base, un montant qui ne concorde pas avec l’ordre — est mis en file de validation avec la raison du doute. Une personne tranche en quelques clics.
L’exploitant ne relit plus tout, mais ne perd jamais la main : il voit les exceptions et pourquoi elles sont là, et rien n’est écrit dans le TMS sans qu’une règle ou une personne l’ait validé.
Le moteur
Un modèle spécialisé sur les documents de transport.
Derrière l’automatisation, il y a un moteur d’extraction qui combine reconnaissance de caractères et raisonnement par modèle de langage. Il est en production chez un client sur 195 000 bons de livraison réels et 2 365 mises en page : 99,3 % des documents validés (97,9 % sans aucune intervention humaine), et, contre une vérité humaine, un émetteur juste à 99,4 % et une date à 98,9 % sur les documents validés automatiquement. Il reconnaît 36 types de documents transport, en 14 familles — scannés, photographiés ou natifs — et en extrait d’emblée le type, le numéro, la date et l’émetteur ; sur le bon de livraison l’extraction est complète, et pour vos ordres de transport, CMR, preuves de livraison et factures, il est affiné sur vos propres documents pendant le pilote.
Local & licence
Sur votre serveur, sans compteur de pages.
Le moteur est installé sur votre serveur, dans vos locaux ou votre hébergement. Vos ordres, vos tarifs, vos clients et vos volumes ne transitent par aucun service tiers, et le flux continue de tourner si la connexion Internet tombe.
La licence est annuelle, en volume illimité dans la capacité de votre serveur : pas de facturation à la page, pas de crédits à recharger. À plusieurs milliers de documents par jour, la facturation à la page n’a plus de sens.
Comparatif
Trois façons de supprimer la ressaisie.
| Changer de TMS | OCR générique à la page | Couche IA GTEK sur votre TMS | |
|---|---|---|---|
| Délai de mise en place | Plusieurs mois à plus d’un an | Rapide, mais réglage permanent des gabarits | Quelques semaines pour un premier flux, mesuré pendant un pilote |
| Risque de migration | Élevé : reprise des données, reformation des équipes | Aucun | Aucun : votre TMS reste en place |
| Coût à volume élevé | Licences par utilisateur et par module | Grimpe avec chaque page traitée | Licence annuelle, volume illimité dans la capacité de votre serveur |
| Adapté à vos documents | Selon les fournisseurs intégrés | Un gabarit par format, à maintenir | Modèle spécialisé transport, plus de 10 000 formats et émetteurs |
| Où vont vos données | Chez l’éditeur, souvent en cloud | Chez le fournisseur de l’OCR | Sur votre serveur, dans vos murs |
Questions fréquentes
Saisie automatique TMS : vos questions.
Avec quel TMS est-ce compatible ?
Avec votre TMS, quel qu’il soit. L’IA ne remplace pas votre outil : elle lit les documents et alimente le TMS par la voie qu’il accepte — API, webhooks, dépôt de fichiers, boîte e-mail ou import CSV/JSON. Le choix de la voie se fait au démarrage, selon ce que votre TMS et votre équipe informatique permettent.
Faut-il que notre TMS ait une API ?
Non. Une API rend l’intégration plus directe, mais un dépôt SFTP, un dossier partagé ou un import CSV/JSON suffisent à automatiser la saisie.
Qui fait le mapping avec les champs de notre TMS ?
GTEK, pendant la mise en place, avec votre exploitant et, si besoin, votre éditeur ou votre équipe informatique. On liste les champs de votre TMS, on définit pour chacun d’où il est alimenté dans le document, et on vérifie le résultat sur vos vrais dossiers avant d’ouvrir le flux.
Que se passe-t-il si un document est illisible ?
L’IA ne devine pas. Chaque champ extrait est accompagné d’un niveau de confiance ; si un champ est illisible ou incohérent, le document est mis en file de validation avec la raison. Une personne le complète en quelques clics, et rien n’est écrit dans le TMS sans cette validation.
Où vont nos données ?
Nulle part. Le moteur est installé sur votre serveur, dans vos locaux ou votre hébergement. Les ordres, les BL, les CMR et les factures ne transitent par aucun service tiers, et l’automatisation continue de fonctionner si la connexion Internet tombe.
Combien de temps pour démarrer ?
Quelques semaines pour un premier flux — par exemple les ordres de transport reçus par e-mail — mesuré pendant un pilote sur vos documents réels. Les flux suivants (BL, CMR, factures) s’ajoutent ensuite sur la même installation.
Quel est le prix ?
Une licence annuelle, volume illimité dans la capacité de votre serveur, sans facturation à la page ni crédits. Elle est chiffrée après un premier échange gratuit de 30 minutes.
Vos documents, dans votre TMS, sans ressaisie.
30 minutes pour lister vos flux documentaires, identifier la voie d’intégration de votre TMS et cadrer un premier pilote.