OCR de albaranes: captura automática en tu TMS

Cada albarán tecleado a mano en el TMS o el ERP es tiempo perdido y errores que se pagan en la facturación. El motor de lectura automática de AIR.TEK —en producción sobre 195.000 albaranes reales, con el 99,3 % de los documentos validados— extrae los datos, los concilia con el pedido y la factura, y solo te señala lo que merece la mirada de una persona.

El albarán, un cuello de botella invisible

Los albaranes llegan de todas partes —PDF por correo electrónico, escaneos, una foto hecha en el muelle— y en todos los formatos. Volver a teclearlos en el ERP es repetitivo, lento y fuente de errores: una cantidad mal copiada, una referencia olvidada, y la diferencia acaba en la factura.

Con volúmenes altos, este trabajo se lleva horas cada semana y retrasa la conciliación contable. Es justo el tipo de tarea que la IA absorbe, dejando a tus equipos en el control en lugar de en el tecleo.

Lo que la IA extrae de un albarán

A partir de un PDF, un escaneo o una foto, el OCR y la IA extraen la información clave: proveedor, fecha, número de albarán, número de pedido asociado, referencias y descripciones, cantidades entregadas, unidades, números de lote y fechas de caducidad cuando procede.

Los datos se estructuran y se normalizan, aunque cada proveedor tenga su propia maquetación. Ahí es donde la IA supera a un OCR genérico: entiende qué es cada campo, no solo el texto en bruto.

La conciliación albarán ↔ pedido ↔ factura

El verdadero valor no está en la captura, sino en la conciliación. La IA coteja el albarán con el pedido original y con la factura: cantidades conformes, referencias esperadas, precios coherentes. Este control «a tres bandas» (pedido, recepción, factura) es lo que evita pagar lo que no se ha entregado.

Las diferencias —una cantidad que falta, una referencia no pedida, un precio que no cuadra— se detectan y se comunican, en lugar de pasar desapercibidas hasta el cierre.

El proceso, del muelle al ERP

Captura: el albarán llega por correo electrónico, por carga de archivo o como foto. Lectura: OCR y, después, extracción estructurada de los campos. Conciliación: cotejo con el pedido y la factura. Control: los casos conformes pasan; las diferencias y los casos dudosos se señalan para validación humana. Integración: los datos validados alimentan tu ERP o tu contabilidad.

La IA hace la captura y el primer control; tus equipos deciden sobre lo que se sale del marco. Es un ahorro de tiempo, no una automatización a ciegas.

Diferencias y casos límite: el control sigue siendo humano

Un escaneo ilegible, una anotación manuscrita, una diferencia de cantidad: en lugar de adivinar, la IA marca el documento como «por revisar» y se lo presenta a un operador con el detalle. Mantienes el control sobre lo que compromete a la empresa, mientras automatizas sin fricción la gran mayoría de los albaranes.

El motor: medido sobre 195.000 albaranes reales

Detrás de esta automatización hay un motor de extracción especializado en transporte: un OCR robusto frente a escaneos y fotos, seguido de un modelo de lenguaje especializado, en producción en un cliente con un flujo de 8.000 albaranes al día (195.000 documentos reales procesados en seis meses, 2.365 maquetaciones distintas). Entiende un albarán como lo haría un jefe de tráfico —qué emisor, qué pedido, qué líneas— en lugar de buscar zonas en una plantilla. Además, reconoce 36 tipos de documentos de transporte, en 14 familias, y extrae de ellos el tipo, el número, la fecha y el emisor; el albarán es el documento en el que la extracción es completa.

Las cifras son las de producción: el 99,3 % de los documentos validados —el 97,9 % sin ninguna intervención humana y el 1,4 % aprendido por el sistema tras unas pocas correcciones—, y esa tasa sube con el uso. Frente a una verificación humana, en los documentos validados automáticamente, el emisor es correcto en el 99,4 % de los casos, la fecha en el 98,9 % y el número en el 94,4 %. Se procesa el 100 % de los documentos, hasta 10.000 por hora en el despliegue básico. El método de medición está publicado y se vuelve a aplicar sobre tus propios documentos durante el piloto.

El motor funciona en un servidor dedicado, en tus instalaciones o alojado, y se vende con licencia anual, con un volumen ilimitado dentro de la capacidad de ese servidor: sin facturación por página ni por créditos. Con varios miles de documentos al día, el coste se conoce de antemano.

Confidencialidad e integración

Tus albaranes, tus proveedores y tus precios solo entrenan tu modelo: la extracción y la conciliación se hacen donde tú decidas, incluso en tu servidor SABER, desde el que no se envía nada a ningún servicio de terceros. La IA se conecta a tu ERP, tu contabilidad y tu correo, allí donde los documentos ya circulan.